Estamos pasando por un momento nunca antes experimentado que nos obliga a tomar decisiones y cambiar paradigmas de manera casi inmediata. Aunque el mundo se ha enfrentado a retos similares en el pasado, la escala lo convierte en un hecho sin precedentes. No obstante, también nos encontramos en un momento en el que tenemos a la mano herramientas que nos permiten navegar con mayor certeza, practicidad e inmediatez a través de la incertidumbre y la volatilidad.
Unas de las mayores preocupaciones de trabajar desde casa es que la productividad y la comunicación entre empleados disminuyan. Las herramientas basadas en nube permiten evitar este tipo de situaciones al utilizarlas de la mejor manera posible. Algo que también es muy importante es que las compañías mantengan la comunicación transparente con sus empleados. De acuerdo con una encuesta realizada por Edelman Trust Barometer, la mayoría de los empleados esperan que sus empleadores sean una fuente confiable de información y muchos creen más en la información que reciben en su trabajo que en cualquier otra fuente.
Para que la eficiencia laboral no se vea afectada por la distancia es recomendable utilizar software que permita la colaboración en tiempo real. Esto ahorrará tiempo y errores. En lugar de mandar un archivo varias veces con cambios en el nombre, herramientas como GSuite permiten que todos los colaboradores estén en el mismo documento al mismo tiempo, viendo los cambios y las versiones en el mismo archivo. Además de los documentos, crea un alias de correo electrónico con todos los correos del equipo para compartir información rápidamente y ten un chat para discusiones rápidas e inmediatas.
El contacto cara a cara no tiene por qué perderse. Cambia las llamadas por videoconferencias. Para tener una videoconferencia de calidad elige un ambiente adecuado; sin ruido, con pocos distractores visuales y evitando ventanas. Aprovecha el video y realiza presentaciones mostrando tu pantalla a todos los que están en la llamada. Durante estas llamadas hay que hacer escucha activa y no estar realizando otras tareas (como revisar el correo) al mismo tiempo. Además, es importante tener una buena conectividad de datos, por lo que es preferible conectar la computadora a la red a través de cable.
En cuanto al estilo de vida es muy importante crear una rutina de manera que se mantenga el balance entre vida personal y laboral. Tener un calendario digital, como Google Calendar, con citas actualizadas y con visibilidad entre trabajadores. Esta rutina también tiene que ver con tener un lugar fijo en dónde trabajar, que esté libre de distractores y con las herramientas necesarias.
El contexto nos exige que nos adaptemos con mayor rapidez y la tecnología puede ser un gran aliado para que la operación de nuestros negocios no se vea afectada.
* Julio Velázquez, director de Google Cloud México.
