La Universidad Autónoma de Tamaulipas logró integrar la inteligencia artificial como parte fundamental en sus áreas internas, al desarrollar una herramienta aplicada para facilitar el proceso financiero de la institución educativa, logro materializado por el equipo de Sistemas de Información tras un año y medio de desarrollo.
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Denominada “AurIA”, ha permitido optimizar la actividad contable dentro de la máxima casa de estudios de la entidad, reduciendo a minutos lo que antes se alargaba por más de una jornada laboral. Con el apoyo y asesoría de Microsoft, tras meses de pruebas, encontraron la oportunidad de ejecutarla y, para los usuarios, ha sido un éxito.
Sergio Yorick Álvarez Montalvo, de la Dirección de Sistemas de Información, resaltó que el punto de partida fue detectar en la Secretaría de Finanzas constantes dudas sobre el llenado de un reporte, hacer una requisición o incluso llenar un módulo, situación diaria que limitaba el avance.
“El usuario te pregunta cosas sencillas, pero lo hace todo el tiempo. Eso nos absorbía como equipo y también detenía a quien necesitaba seguir con su trabajo”, indicó.
La función no era simplemente automatizar procesos considerados complejos; su objetivo era quitar la fricción del día a día, responder en el momento correcto y con el contexto adecuado, y hoy ya rinde sus frutos.
Un desarrollo con aprendizaje
La creación de AurIA, mencionó Ulises Cedillo Rodríguez, responsable técnico del proyecto, comenzó hace un año y medio, cuando el equipo decidió pasar a la acción y comenzar el desarrollo de una herramienta impulsada por IA, diseñada específicamente para acompañar a las personas dentro del sistema de información financiera de la universidad.
“No éramos expertos en chatbots. Aprendíamos conforme lo construíamos y eso también nos permitió hacerlo muy a la medida de la universidad”, externó.
Apuntó que el desarrollo fue interno, colaborativo y progresivo, liderado por el propio equipo de la universidad. Exploraron distintas alternativas hasta decidir apoyarse en Microsoft y su ecosistema tecnológico, que ya formaba parte de la institución, permitiéndoles almacenar, procesar y conectar la información financiera, como SQL Server para bases de datos y aplicaciones desarrolladas en .NET.
La pieza clave fue Microsoft Copilot. En ella, la UAT construye la solución con herramientas de bajo código, es decir, con menos necesidad de programar desde cero, lo que les permitió avanzar más rápido de lo que habían imaginado.
Así, en pocas semanas tenían un demo. Luego de una asesoría en enero de 2025, en marzo el asistente se consolidó como un apoyo conversacional integrado al sistema financiero. Los usuarios hacen preguntas y reciben respuestas en el momento, operando en contabilidad, presupuestos, egresos y nómina.
Usuarios: reducción del tiempo, lo mejor
Parte de su éxito vino de la adaptación inmediata de los colaboradores de las áreas antes mencionadas. Un caso es
Daniela Caballero Hernández, jefa del Departamento de Contabilidad en la Facultad de Ingeniería y Ciencias, quien incorporó este método a su día a día.
“Si tenía alguna duda y no me contestaban el correo o el teléfono, yo ya no podía continuar con mi trabajo. Eso sí generaba mucho estrés. Ahora hago la pregunta y puedo seguir avanzando. Ya no tengo que detenerme ni esperar a que alguien me conteste”, dijo.
Otra de las beneficiadas es la Dirección de Contabilidad de la UAT. La directora María Isabel Lucio Cepeda mostró los cambios en la dinámica. Por ejemplo, previamente una aclaración sobre un reporte tardaba varios días entre correos, evidencias y seguimientos, mientras los plazos legales seguían corriendo.
“Yo no tengo cuatro días para esperar una respuesta, porque tengo términos que cumplir. Con AurIA, el flujo cambió: hago la solicitud y prácticamente en el momento tengo respuesta. Mientras tanto, yo puedo avanzar con otros pendientes”, señaló.
Esa dinámica en los equipos de trabajo es la prueba más evidente. Por un lado, Lucio Cepeda explica que antes sus compañeros iban a consultarla constantemente para resolver dudas operativas. Con el problema resuelto, “ellos avanzan y yo también. El trabajo fluye mejor y se aprovecha mucho más el tiempo”.
Caballero Hernández coincide: “La inmediatez de AurIA ha reducido interrupciones y ha ayudado a disminuir el estrés, sobre todo en fechas límite”.
Cumple con los estrictos controles normativos
El acceso está limitado a usuarios con cuenta institucional, permisos definidos y conexión a la red universitaria. Para la autenticación y el control de accesos, AurIA utiliza la identidad de Azure vinculada a las cuentas institucionales, lo que permite saber quién consulta qué información y limitar permisos según el rol de cada persona.
Además, no responde con información genérica. Está entrenada con la normatividad y los documentos que rigen los procesos contables de la universidad; es decir, la información financiera exigía controles estrictos.
“Somos muy conscientes de la sensibilidad de la información que se maneja en el sistema financiero. La seguridad fue una prioridad desde el primer momento”, comenta Cindy Nallely Muñiz Pérez, del equipo de implementación de AurIA.
Dicho punto es clave en un entorno donde la emisión de estados financieros se liga a la normativa del Consejo Nacional de Armonización Contable. Antes, validar un criterio implicaba revisar documento por documento. Hoy, la consulta es acompañada por el fundamento legal correspondiente, lo que acelera decisiones y da mayor certeza.
De esta manera, el impacto de la herramienta se refleja en cómo se vive el trabajo. Los usuarios afirman sentir que la tecnología no los reemplaza, sino que los respalda. “Tenerlo todo automatizado nos da más tranquilidad, porque yo puedo avanzar con otro punto mientras otra persona atiende mi petición”, puntualizó Lucio Cepeda.
