La epidemia del covid-19 en México obligará a los servidores públicos federales sustituir los oficios impresos por correos electrónicos, los cuales serían considerados documentos con efectos legales, para lo cual el Archivo General de la Nación (AGN) emitió recomendaciones para sistematizarlos.
El 17 de abril, la Secretaría de la Función Pública (SFP) emitió un acuerdo en el Diario Oficial de la Federación en el que se establecieron los lineamientos para el intercambio de información oficial a través de correo electrónico institucional como medida complementaria de las acciones para el combate de la enfermedad generada por el virus SARS-CoV2.
En ese acuerdo se determinó que “la comunicación que las organizaciones públicas intercambien mediante correo electrónico institucional tendrá carácter oficial y surtirá efectos legales salvo en los casos donde la ley de manera explícita exija otras formalidades en su tratamiento y efecto”.
El AGN instruyó que las comunicaciones de carácter oficial que en lo sucesivo generen y envíen las dependencias y entidades de la administración pública federal a través del correo electrónico institucional, deberán emitirse desde la cuenta del funcionario que suscriba la comunicación y para su identificación se dará continuidad a la numeración consecutiva que guardan los oficios que hasta el momento se habían generado de forma impresa.
Además, para facilitar la identificación de los correos electrónicos que se envíen, las dependencias y entidades pueden optar por agregar una letra o siglas a su número consecutivo través de la cuales se identifique el carácter electrónico de la comunicación.
Asimismo, para asegurar la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los documentos que integran sus archivos deberá observarse todo lo dispuesto en el Título Segundo de la Gestión Documental y Administración de Archivos de la Ley General de Archivos.
En los próximos días, el AGN emitirá consideraciones mínimas respecto a la gestión de documentos electrónicos, con el fin de avanzar en la construcción de una cultura de eficiencia y optimización en la gestión documental a través del aprovechamiento de medios electrónicos, informó el organismo.
El AGN puso a disposición de los empleados federales el correo ddan@agn.gob.mx para atender las dudas relacionadas con la materia del citado acuerdo.
irh
