Pese a las múltiples aplicaciones de mensajería como WhatsApp o Messenger, el correo electrónico sigue siendo uno de los medios preferidos de comunicación digital, sobre todo para cuestiones de trabajo.
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Éstas son seis reglas que recomienda seguir el ex director de Google para que tengas una comunicación clara y directa y no hieras susceptibilidades. Las puedes encontrar en el libro How Google Works, de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg.
1. Responde rápido
En el mundo hay dos tipos de personas: las que responden inmediatamente o las que ignoran los correos electrónicos. Schimdt recomienda ser del primer tipo de usuario.
No importa si tu respuesta es un simple "ok" o "está bien", esto creará un canal de comunicación mucho más eficiente con la otra persona. Además, es importante responder a cada uno de los correos –siempre y cuando no sean de promociones o spam- para que la otra persona sepa qué hacer y no se quede adivinando qué es lo que te gustaría que se hiciera.
2. Sé claro y conciso
Simplifica lo más que puedas el problema o petición. Trata de no darle muchas vueltas, pues esto causará confusión en el lector y puede que se pierdan datos importantes por ver en su computadora un correo muy extenso.
3. Limpia constantemente tu bandeja
Si sigues el paso uno, no deberías de tener tantos mails guardados en tu bandeja de entrada. Lo que recomienda Schmidt es: leer el correo y contestarlo o leerlo lo suficiente para saber que no te interesa (en el caso de promociones o spam). Luego de haberlo abierto y contestado, si es el caso, bórralo, a menos de que necesites guardarlo por algún motivo.
Puedes hacer una lista en Gmail en donde guardes las cosas pendientes por hacer, puede ser mandar un documento que aún no tienes listo o contestar a alguien a quien quieres dedicarle más que una respuesta corta; sin embargo, debes cuidar que esa lista no tenga más de cinco pendientes al día.
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4. No regañes o grites
Puede ser muy fácil escribir un regaño o poner palabras en mayúscula para hacer entender que estás gritando; sin embargo, no es lo más recomendable.
Si necesitas llamar la atención a alguien, lo mejor es que lo hagas en persona para que puedan interpretar también tu lenguaje corporal.
5. Ayúdate a buscar mejor en tu correo
Si te vas a mandar algo que te interesa leer más tarde o tenerlo a la mano en tu bandeja de entrada, pon en el asunto del correo algunas palabras clave que, al buscarlo, te ayuden a encontrarlo fácilmente.
Por ejemplo, si te vas a enviar documentos importantes escaneados, no los envíes sin un asunto; puedes escribir "pasaporte", "IFE" o el nombre del documento que enviaste para tenerlo a la mano con tan sólo teclear su nombre en el buscador.
6. Antes de enviar una copia oculta pregúntate por qué lo estás haciendo
Si no quieres que las otras personas se enteren que alguien más está involucrado en la conversación, lo mejor es que no la incluyas.
Schmidt recomienda que la única vez que utilices la copia oculta sea cuando vayas a responder "a todos" una larga cadena de mails y muevas a los que ya no están involucrados directamente al conversación al espacio de "copia oculta"; además, el ex director de Google asegura que para evitar problemas, debes avisar que hiciste este cambio.
mrf
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