Cuando un equipo no alcanza sus metas, solemos preguntar quién dejó de cumplir. Pedimos más compromiso y mayor rapidez. Rara vez comenzamos por revisar cuántas autorizaciones requiere una tarea, qué instrucciones se contradicen o cuántas veces cambiamos las prioridades sobre la marcha.
Un foro sobre eficiencia laboral plantea una idea aplicable a las universidades. La eficiencia no depende únicamente de cuánto trabaja la gente, sino de lo que una organización obtiene a partir de las decisiones que toma sobre ella.
En el ámbito educativo, esto se ve cada día. Una docente puede preparar bien su clase y perder horas resolviendo procesos que podrían simplificarse.
Una coordinación capaz puede dedicar la jornada a corregir errores de comunicación entre áreas. Un directivo puede pedir resultados urgentes sin haber definido quién decide, con qué recursos y cuándo.
Después llega la evaluación del desempeño y atribuimos a las personas lo que también es consecuencia de nuestra manera de organizar el trabajo. No se trata de negar la responsabilidad individual. El liderazgo responde por los obstáculos que se repiten.
Hay decisiones que parecen pequeñas y multiplican sus efectos. Convocar reuniones sin acuerdos, solicitar el mismo dato en varios formatos, cambiar una indicación sin avisar a quienes deben aplicarla o premiar a quien resuelve emergencias que pudieron prevenirse. Cada práctica consume tiempo que podría dedicarse a acompañar estudiantes, mejorar una clase o atender un problema de fondo.
Al final, los estudiantes reciben los efectos de una desorganización que no provocaron.
Medir la eficiencia solo por tareas terminadas puede hacernos sentir productivos mientras la institución se llena de trabajo innecesario. La pregunta para quienes dirigimos no es únicamente cuánto más puede hacer nuestro equipo. También es qué debe dejar de hacer, qué necesita para trabajar mejor y cuáles de nuestras decisiones le están poniendo obstáculos.
Una universidad que exige eficiencia debe examinar sus decisiones. Si el mismo problema reaparece cada semana, pedir más esfuerzo no lo resuelve. Dirigir también significa quitar los obstáculos que nosotros mismos hemos creado.
