Los viajes corporativos y las reuniones con profesionales de la salud están poniendo a prueba los procesos de cumplimiento de las empresas de ciencias de la vida, pues la información que necesitan para reportar estos beneficios suele quedar repartida entre distintos sistemas, proveedores y áreas de la organización.
De acuerdo con un análisis comparativo presentado por BCD Travel, nueve de cada 10 tienen al área de Cumplimiento Normativo como responsable de elaborar los reportes de Transferencia de Valor (ToV), aunque para hacerlo necesitan información que se genera en viajes, reuniones, gastos y Finanzas.
La Transferencia de Valor contempla pagos o beneficios otorgados a profesionales sanitarios, como viajes, reuniones y honorarios de consultoría, ya que en distintos mercados, las empresas están obligadas a reportar esta información como parte de los mecanismos de transparencia y cumplimiento del sector.
El problema es que cumplimiento no necesariamente tiene los datos en un solo lugar, pues una reservación de viaje puede quedar registrada en un sistema, los gastos en otro y la información de una reunión en una plataforma distinta, de modo que todo tiene que cruzarse para construir un reporte completo.
A esto se suma que seis de cada 10 organizaciones trabajan bajo un modelo híbrido, con supervisión global y gestión regional, una estructura que permite atender las reglas y particularidades de cada mercado, pero que también obliga a coordinar equipos y sistemas distintos.
La automatización tampoco está completa pues ocho de cada 10 organizaciones cuentan con procesos parcialmente automatizados, mientras que dos siguen dependiendo de hojas de cálculo y cargas manuales para consolidar la información que requieren para sus reportes.
La dispersión también alcanza a los gastos de viaje, ya que la mitad de las organizaciones consultadas señaló que utiliza distintas fuentes dependiendo del tipo de gasto, mientras que otras recurren principalmente a la facturación de las agencias de gestión de viajes, a sus sistemas de gastos o a una combinación de registros.
En la elaboración de los reportes también pueden intervenir plataformas para reuniones, sistemas de viajes, herramientas de gastos y datos de tarjetas corporativas, por lo que cada fuente aporta una parte de la información y posteriormente debe ser conciliada con las demás.
Ante este escenario, BCD Travel plantea que el control puede comenzar desde la reserva y el registro de viajes o reuniones, incorporando desde ese momento los campos de información necesarios para cumplir con los reportes de Transferencia de Valor y evitar que los datos tengan que reconstruirse al final del proceso.
Para los próximos 12 a 24 meses, la mitad de las organizaciones prevé aumentar la automatización, principalmente mediante una captura más consistente de información y una mayor conexión entre los sistemas que ya utilizan.
MRA
