Con el propósito de coordinar los lineamientos para la correcta organización, clasificación y conservación de los archivos de diferentes organismos descentralizados de la actual administración, y en cumplimiento del marco legal vigente, se realizó una reunión informativa con los enlaces de cada dependencia en Torreón.
Al tratarse de una capacitación, en ella participó el personal del DIF Torreón, el SIMAS, Pensiones municipales, del Instituto Municipal del Deporte y el IMPLAN, entre otras dependencias municipales. Cinthia Gaspar Montero como directora del Archivo Municipal “Eduardo Guerra”, habló sobre el ciclo vital y la retención documental, proceso que se divide en tres etapas: el archivo de trámite, el archivo de concentración y el archivo histórico o baja documental.
De igual forma se encargó de exponer y explicar la importancia de la preservación de los archivos públicos municipales descentralizados, analizando temáticas relacionadas con la preservación de los archivos y sus organismos descentralizados, concebidos como un pilar para el estado de derecho, la vida democrática y la memoria institucional de Torreón, y no sólo desde la perspectiva de los trámites administrativos o las tareas de almacenamiento.
Un ejercicio de transparencia
Así fue como se detalló que los archivos constituyen el testimonio físico e irrefutable de las decisiones, convenios, presupuestos y acciones de la autoridad municipal, mediante los cuales es posible acceder a la rendición de cuentas y a diversos ejercicios de transparencia.
Gaspar Montero dijo que cada expediente conservado salvaguarda los derechos patrimoniales y legales tanto del municipio como de los ciudadanos, elementos cruciales para dirimir asuntos relacionados con la seguridad jurídica y la continuidad administrativa.
Es conservar la historia
La organización de los archivos de las dependencias descentralizadas requiere un sistema de políticas y control, ejecutado de manera autónoma por cada entidad. Es por ello que para organizar los archivos físicos de los organismos descentralizados del ayuntamiento, se trabaja en la implementación de un Sistema Institucional de Archivos (SIA), conforme a la Ley de Archivos Públicos para el Estado de Coahuila, y a los lineamientos de armonización del Archivo Municipal de Torreón.
“Al tratarse de organismos con personalidad jurídica y patrimonio propios, la documentación de cada uno representa un fondo documental único que no debe mezclarse con el de otras entidades”, señaló.
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