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Sábado , 20.10.2018 / 21:07 Hoy

Teleconferencia, una herramienta que pierde sentido

Ocho personas en tres zonas horarias perdieron casi una hora en un intercambio que pudo haberse hecho en tres minutos por "e-mail".

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A las 10:30 de la mañana de un día de la semana pasada recibí un recordatorio en mi teléfono para unirme a una teleconferencia a las 11 de la mañana. Pasé los siguientes 30 minutos medio aterrada y, entonces, a las 10:59 am, marqué el número, marqué el NIP de seis dígitos y di mi nombre, de acuerdo con las instrucciones.

“Eres la primera persona que se une a la llamada”, dijo una voz electrónica. Entonces escuché la Obertura de Guillermo Tell hasta que escuché una voz robótica que decía: “Simon X se unió a la conferencia”. Dos segundos después alguien de nombre Katie se unió. No tenía ni idea quiénes eran ellos, pero les dije hola.

“¿Cómo está el clima donde te encuentras?” preguntó Simon. Procedimos a realizar la plática superficial más intermitente del mundo, interrumpida por cada nueva llegada, ya que cada una requería de un nuevo debate sobre quién estaba y quién no.

Quince minutos después de la hora que se suponía empezaba la conferencia, finalmente inició. Varias personas hablaban sobre el simposio de administración en el que todos íbamos a dar una plática el próximo mes. Cuando llegó mi turno, empecé a echar un poco de paja, fingiendo que ya sabía de qué trataría mi plática. Alguien soltó una carcajada, aunque no pude averiguar quién fue ni si la risa sugería aprobación o rechazo. Entonces, el organizador habló por un momento sobre los requerimientos especiales de alimentos, los micrófonos y los atriles.

Terminó a las 11:54. Ocho personas en tres diferentes zonas horarias perdieron la mayor parte de una hora en un intercambio que se podría haber hecho en tres minutos por correo electrónico.

No es difícil ver por qué las teleconferencias parecen una gran idea. Los negocios son globales. La gente no está en el mismo lugar. Cualquier cosa que les permita realizar juntas sin la necesidad de viajar tiene que ser algo bueno.

Tampoco es difícil ver por qué nunca funcionan. Para realizar una junta donde nunca puedes estar seguro quién habla —y a menudo tampoco los puedes escuchar— y donde nadie se preparó porque saben que no los van a descubrir, es garantizar un debate del más bajo perfil posible. A eso se le agregan sonidos de perros ladrando en el fondo y de los niños que van a dejar a la escuela, porque ninguna teleconferencia está completa sin alguien que no conozca el botón de silencio, y solo puede terminar mal.

En lugar de hacer que el mundo parezca más pequeño, la teleconferencia lo hace sentir más grande. Hay personas que cuelgan la llamada cuando los incondicionales están juntos en la sala de juntas y no se sienten incluidos. Se sienten como ciudadanos de segunda clase, que están increíblemente lejos.

No es de extrañar que todo el mundo las odia. Hay un divertido sketch de Tripp and Tyler en el que se burlan de las teleconferencias y que ya cuenta con 11 millones de vistas en YouTube; la volví a ver la semana pasada pero no me reí. Estaba muy cerca de ser intolerable.

Lo que es sorprendente es que todavía se realicen esas reuniones virtuales. Rara vez doy una conferencia sin tener que soportar una teleconferencia con antelación. Un amigo que trabaja para una gran compañía global me dice que todos los días pasan dos o tres horas en ellas, pero en 10 años no puede recordar una sola que haya sido útil.

A menudo se dice que los correos electrónicos son la principal plaga de la vida moderna de las oficinas. Pero, sin duda, las teleconferencias son peor, los correos electrónicos se pueden eliminar e ignorar, mientras que una teleconferencia lo pone a uno a merced de personas que parlotean interminablemente y que comúnmente se realizan a horas incómodas.

Muchas empresas intentaron mejorar la situación al juguetear un poco con la tecnología. Algunos en lugar de teleconferencias realizan videoconferencias, de modo que ahora hasta 100 personas en lugares distantes se pueden ver mientras dan cátedra. De cierto modo esto es una mejora, al menos sabes quién habla, pero tiene el inconveniente de que ya no puedes asistir a ellas desde el gimnasio, o desnudo en la cama. Peor aún, no puedes hacer la única cosa sensata en una teleconferencia, revisar tu correo electrónico o descargar el lavaplatos.

La principal razón de que todavía se realicen ese tipo de conferencias es política. Los gerentes se pueden cubrir las espaldas al decir que realizaron una junta a sabiendas de que el formato es demasiado desalentador como para llegar a una resolución.

Lo que les da la libertad de imponer cualquier medida poco popular que planeaban en primer lugar. Solo hay un tipo de teleconferencia que se debe permitir. En la que participan tres, o a lo mucho cuatro, personas que ya se conocen y que necesitan ponerse de acuerdo en algo específico. Por ejemplo, que un editor, un escritor y un abogado de libelo realicen una teleconferencia y debatan la mejor forma de mantenerse fuera de la cárcel, eso tiene sentido.

De otra forma, debería haber una regla. Si algo es demasiado importante que necesite un análisis extenso de más de cuatro personas, entonces se deben encontrar en un salón de juntas y que las personas viajen y se sienten alrededor de la mesa. Si no es tan importante, entonces la junta no debería realizarse.

11 millones

Vistas con las que cuenta un sketch de los comediantes Tripp y Tyler sobre las conferencias telefónicas en YouTube.

100

Personas que se pueden conectar a conferencias en video con las nuevas tecnologías; sin embargo, no mejoran los resultados que las juntas por teléfono

lucy.kellaway@ft.com

Twitter: @lucykellaway



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