Prohíben los "gadgets" en las salas de juntas

El factor de distracción de los servicios digitales y el efecto negativo que tiene en nuestra capacidad para concentrarnos está bien documentado.
Estudios encontraron que estos dispositivos disminuyen la atención.
Estudios encontraron que estos dispositivos disminuyen la atención. (Shutterstock)

Cansado de que su personal revisara con frecuencia su correo electrónico y las alertas en sus smartphones, en septiembre, Paul Devoy decidió prohibir todos los teléfonos, las tabletas y laptops en las juntas.

En consecuencia, el director de Investors in People, el organismo de Reino Unido que establece las normas en el lugar de trabajo, dice que las juntas se volvieron mucho más productivas y que la concentración es completa.

El factor de distracción de los servicios digitales y el efecto negativo que tiene en nuestra capacidad para concentrarnos está bien documentado. Un estudio de la Universidad de Stanford encontró que las personas que atienden las alertas electrónicas y los mensajes en forma continua no prestan atención, no controlan su memoria y cambian de un trabajo a otro, así como las que se concentran en hacer una cosa a la vez. No es la tecnología lo que tiene la culpa, sino nuestra incapacidad para manejarla.

Devoy impulsó la medida en las juntas, algo que, dice, ayudó a poner en contexto una aparente prohibición draconiana y eliminar la resistencia.

“Se trata de hacer una tarea a la vez, no de hacer varias al mismo tiempo”, dice. “La gente está muy contenta de que se le dé permiso de no llevar sus teléfonos”, se hacen excepciones si se esperan llamadas personales importantes.

“Esas cosas tienen que ser proporcionales”, dice, y agrega que le sorprendió descubrir que su personal recibió bien, incluso con entusiasmo, la prohibición.

Devoy dio un paso más en su purga de tecnología. En las juntas prohibió las presentaciones en Power Point, y ahora considera que las discusiones fluyen con más libertad.

Nena Chelatzos, presidenta ejecutiva y fundadora de la startup de viajes en línea Luxtripper, también es una convencida de las reuniones sin tecnología. Ella las realiza sin teléfonos o laptops, y solo permite una presentación ocasional en video. En cambio, a su equipo le pide llevar pizarras de tamaño A3, que se le dio a cada uno, donde escriben las notas de la junta y los puntos de acción. Al final de la junta se ponen de acuerdo sobre las acciones de la semana que cada uno tiene que realizar. Las pizarras se mantienen en exhibición y se tachan las tareas a medida que se cumplen.

“Les dijo que traigan sus ideas y su cerebro a la reunión, no su tecnología”, dice Chaletzos. En algún momento las juntas duraron tres horas, ahora la discusión es mucho más centrada y productiva que se pueden realizar estrictamente en los 60 minutos, dice.

Al principio, a sus colegas les preocupaba que los clientes no los pudieran localizar, pero Chaletzos les dijo que lo único que necesitaban era una advertencia. Un beneficio inesperado, dice, es que las reuniones son mucho más abiertas y amigables.

La startup todavía utiliza mucha tecnología, pero solo en el momento adecuado. Por ejemplo, el equipo de Chaletzos utiliza Slack, algo que les ayudó a eliminar la necesidad de otras juntas internas.

Si bien a los inversionistas les puede sorprender la idea de que una startup digital acoja la idea de las anticuadas pizarras blancas, Chaletzos lo ve como el futuro.