La innovación como estrategia de ahorro de papel en la PyME (Segunda parte Parte)

El objetivo de la investigación fue desarrollar un software que administre el proceso de impresiones para el control de papel, que garantiza un control total de las actividades de impresión para el negocio.

Se realizó un análisis, de los sistemas existentes con la intensión de estudiar sus características de cada uno, ver su funcionamiento y compararlo con el sistema desarrollado Docutrac

La metodología consistió en elaborar una encuesta y entrevistar a una muestra de aproximadamente a cincuenta personas entre las edades de 32 a 55 años con la finalidad de identificar como es el uso del papal en sus funciones y el manejo de las impresiones.

Para desarrollar el sistema de control de impresiones docutrac fue necesario contactar a gerente de PyMES i-printbussines para tener un enfoque acerca del gasto en el recurso del papal y a personas que frecuentemente se encuentran imprimiendo documentos Para ello fue necesario aplicar un algoritmo matemático que ayudará a determinar el número de encuestados; se optó por seleccionar un número de confianza del 5% para lo que se aplicó la fórmula que nos ayudara a precisar de nuestra población a encuestar.

Una vez aplicada la encuesta se determinó que había necesidad de desarrollar un sistema que controle el número de impresiones por usuario en el servidor de impresiones que automatizar tareas cotidianas, Para el desarrollo del sistema de control de impresiones se utilizara el lenguaje de programación JAVA el cual es un software de licencia libre. Además, la empresa i-printbussines eligió esta herramienta para llevar acabo la programación del sistema, es necesario usar Windows server 2008 para extraer los datos de los usuarios cuando estos manden a imprimir, de esta forma se obtendrá información del consumo de los servicios en una empresa o institución. Una vez que se haya extraído la información del usuario se tarificara para conocer los recursos que ha consumido.

La información del uso de recursos de impresión se plasmara en reportes que generara el sistema con un tipo de archivo .pdf,.xml, .csv o .txt .

El proceso de investigación del sistema embebido es mixto y consistió en instalar en el servidor la aplicación, teniendo como resultados la generación de los requerimientos funcionales y no funcionales que dieron origen al desarrollo del sistema Ducutrac

Se creó el mapeo del sistema Docutrac se inicia con inicio, iniciar servicio, ingresa nombre de la base de datos, creación de la base de datos, crear las tablas, extraer usuarios del directorio activo, registrar los usuarios del directorio activo, sincronizar la base de datos, seleccionar el dispositivo de impresión, cambiar puertos de dispositivos, asignar los permisos y reglas asignadas.

Como evidencia del desarrollo del sistema control de impresiones Ducutra fue la vinculación con la Universidad Tecnológica del Valle del Mezquital a través del programa Educativo de tecnologías de información y comunicación y la PyME y i-printbussines al poner en práctica los conocimientos adquiridos en los alumnos durante su carrera profesional que tiene como objetivo generarel interés en los jóvenes por innovar en los procesos administrativos de una Organización.

Un de las aportaciones prácticas al realizar el sistema Docutrac es mejorar la administración de impresiones de los equipos multifuncionales estas aportaciones permite configurar ordenadores, impresoras, en las horas de jornada de trabajo y por periodos determinados que requiera la PYME.

Otra aportación es crear sistemas de administración de sistemas que controlen los recursos de una organización que no existen en el mercado, otra aportación es teórica es la reducción de gastos en insumos de multifuncionales en las PyMES.

También se aportación de la innovación es en el medio ambiente, al consumir menos papel, se disminuye 8500 hojas equivalente a un árbol.

Una aportación es orientar las PyMES para que consideren el control de impresión como estrategia de ahorro de recursos.

Como sugerencia las PyMEs debe de tener un registro del consumo de insumo de impresiones y copiado de esta manera se optimiza el trabajo con papel.

También se suguiee que deben de tener el número de impresiones realizadas por mes en una empresa, y hacer analisis sobre la cantidad de impresiones generadas por dia, mes, año.

Otra sugerencia para el futuro es promover la innoación desarrollo de sistemas embedido que manipule los sistemas para la optimizacion de recursos en las organizaciones.

Como sugerencia se debe de generar reglas politias donde el personal de la PyME se consientice en el uso y manejo del papael.

Las limitaciones que se tuvieron fue la experiencia en el conocimiento de la tecnología para este tipo de sistemas, al ser un sistema embebido.

Otra limitación fue encontrar una PyME que permita hacer las pruebas, se requiere de infraestructura para conocer red, en algunos casos o la mayoría según la encuesta aplicada la PyMES no cuentan con red pero si tienen impresione en su organización.

Al trabajar directamente con una empresa hemos experimentado lo que es un ambiente de trabajo real, como se manejan los recursos de papel además de tener la oportunidad de darnos a conocer en distintas organizaciones y haber demostrado habilidades en el proceso de investigación.

TSU GARCÍA TREJO EFRAÍN, TSU FUENTES JESÚS GONZALO, MTRA. MARISOL MALDONADO SÁNCHEZ
lrivera@utvm.edu.mx