La importancia de los manuales como herramientas de comunicación en las MiPyMes (2da. parte)

El manual de procedimientos es un documento que contiene de forma metódica, los pasos y operaciones que debe seguirse para la realización de las funciones de un área administrativa.

Es un instrumento que permite reducir costos de oficina debido a que uniforma los métodos; por lo que es importante registrarlo por escrito y ponerse a disposición del personal como una guía del trabajo. Cuando no se tiene un método genera desperdicios de tiempo y esfuerzo.

No existe una uniformidad en el contenido, tampoco existe un patrón ni una forma maestra para su preparación, sin embargo, hay secciones que aparecen casi siempre en todos ellos:

a) Identificación. Representa datos de la empresa donde se va a implementar, como: logotipo, nombre oficial, denominación  y extensión, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

b) Índice. Se describe los capítulos que forman parte del documento.

c) Introducción. En este apartado se encuentra un breve resumen de todo el contenido del documento, el objetivo del manual, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización.

d) Objetivos de los procedimientos. Propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

e) Áreas de aplicación o alcance de los procedimientos. Específica las áreas que son participes en la descripción de procedimientos.

f) Organigrama y Responsables. Puestos de las personas que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

g) Políticas y normas de operación. Establece los lineamientos generales de acción para las áreas que participan en los procedimientos, sobre planeación, comunicación, control y desarrollo del personal.

h) Gráficas. Se establecen los diagramas de flujos donde muestre los procedimientos detallados en cada operación por áreas o puestos, incluyendo el equipo o recursos utilizados en cada caso.

i) Estructura procedimental. Se describe de forma narrativa y secuencial de los procedimientos para sustentar a los diagramas de flujo, explicando en qué consiste, cuándo, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, así como los responsables de llevarlas a cabo.

j) Glosario de términos. Lista de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido que sirvan de apoyo para su uso o consulta.

El manual de organización su principal propósito, es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos y las relaciones.

De manera general, se puede decir que el manual de organización, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizacional, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.

Su objetivo es servir como un material de apoyo que defina y establezca la estructura orgánica y funcional formal y real, así como los tramos de control, responsabilidad y los canales de comunicación que permitan una funcionalidad administrativa de la institución.

Su contenido está integrado por los siguientes elementos:

a) Identificación. Representa datos de la empresa donde se va a implementar, como: logotipo, nombre oficial, titulo y extensión, lugar y fecha de elaboración, número de revisión, unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

b) Índice o contenido. Se describe los capítulos que forman parte del documento.

c) Introducción. Se explica que es el manual, su estructura, propósitos, ámbito de aplicación y la necesidad de mantenerlo vigente.

d) Antecedentes históricos. Descripción de la génesis de la organización o del área descrita en el manual, en la que se indica su origen, evolución y cambios significativos registrados.

e) Legislación o base legal. Registra la lista de los ordenamientos  jurídicos que norman las actividades de la organización. Como códigos, leyes, decretos, reglamentos, convenios, etc.

f) Atribuciones. Implica la transcripción textual y completa de las facultades conferidas a la organización. Por la Ley Federal del Trabajo, la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, entre otros.

g) Estructura orgánica. Establece la descripción ordenada de las unidades administrativas de una organización.

h) Organigrama. Se anexa la representación gráfica de la estructura orgánica.

i) Funciones. Se describe las tareas inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas.

j) Descripción de puestos. Indica el contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa. Como nombre del puesto, ubicación, ámbito de operación, la relación de autoridad, funciones generales y especificas, responsabilidades o deberes, relaciones de comunicación con otras unidades y puestos, especificaciones del puesto con respecto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad.

k) Directorio. Se anota el nombre, cargo, teléfono y horario de atención de los que intervienen en el manual.

l) Como conclusión general, el objetivo es dar a conocer que existen herramientas de comunicación efectivas que fortalecen a la administración de una empresa.

M.A.O. Marlene Martín Torres

Docente del Programa Educativo de Administración y Evaluación de Proyectos e Ingeniería en Desarrollo Empresarial de Proyectos Sustentables.

mmartin@utvm.edu.mx