La importancia de los manuales como herramientas de comunicación en las MiPyMes (1ra. parte)

Muchas empresas cuando empiezan a operar consideran que las herramientas administrativas como medios de comunicación no son importantes para su buen funcionamiento, sin embargo, conforme van creciendo a pesar de contar con éstas, no les dan el uso adecuado por falta de conocimiento en su operación, por falta de tiempo para revisarlas, la inversión costosa para elaborarlas o actualizarlas, por la experiencia recabada durante los años de trabajo que consideran ya no son necesarios, entre otros factores.

Todo esto trae como consecuencia la mala comunicación por la falta de una guía o instructivo que capacite y oriente al personal que labora en las diversas actividades que implica la empresa, para alcanzar un mejor desempeño. Sin embargo, ¿Cuáles son estas herramientas de comunicación administrativas? ¿Cuál es el objetivo de estas herramientas de comunicación? ¿Cómo se clasifican las herramientas de comunicación? Y ¿Cuál es la función da cada una de ellas? Estas son algunas preguntas que  permitirán a las empresas conocer e identificar cuáles son los medios de comunicación que pueden implementar y cuál es el objetivo de cada uno de ellos para alcanzar mejores resultados.

Los manuales son un instrumento importante en la administración, pues persiguen la mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, así como la de las unidades administrativas que lo constituyen. En esencia, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración concernientes a políticas, organización y procedimientos. En la moderna administración, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan en aumento.

El autor Duhalt K. M. define al manual, como “un documento que contiene en forma ordenada y sistemática información y/o instrucciones sobre historia, políticas, procedimientos, organización de un organismo social, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”.

Para Enrique B. Franklin los manuales administrativos son “documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática, información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, etc.), así como las instrucciones y lineamientos que se consideren necesarios para el mejor desempeño de sus tareas”.

De acuerdo a Rodríguez (2002), según su clasificación y grado de detalle, los manuales permiten cumplir los siguientes objetivos:

Presentar una visión de conjunto del organismo social, Precisar las funciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones, Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo, Permitir el ahorro de esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y directrices, Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas, Facilitar el reclutamiento y la selección de personal, Servir de medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas áreas, y Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Según Franklin (1999), los manuales administrativos, pueden clasificar en diferentes formas, nombres y otros criterios, sin embargo de forma resumida se puede encontrar:

a) Por su contenido. Algunos de los manuales que son parte de esta primera clasificación se encuentran: Historia de la empresa, organización de la empresa, políticas de la empresa, procedimientos de la empresa, de puestos, de técnicas, etc.

b) Por su función específica. Estas van a depender del área donde se vayan aplicar, por ejemplo: de ventas, de compras, de finanzas, de personal, de créditos y cobranzas, otras funciones.

c) Por su naturaleza o área de aplicación. Se encuentran los manuales macroadministrativos, mesoadministrativos y microadministrativos.

d) Por su ámbito. En este se encuentran los manuales generales y específicos.

M.A.O. Marlene Martín Torres

Docente del Programa Educativo de Administración y Evaluación de Proyectos e Ingeniería en Desarrollo Empresarial de Proyectos Sustentables.

mmartin@utvm.edu.mx