Negocios en Movimiento

Procesos a la 9ª potencia

Cuando se quiere diseñar o rehacer una organización que se base en procesos deberemos seguir los siguientes pasos:

1. Asegurarse de qué productos y/o servicios le ofrecemos al cliente.Habrá que identificar ¿qué le vendemos al cliente? A veces son tantos los productos que nos podemos confundir en cuáles son los que dejan utilidades.

2. Identificar y determinar los procesos clave. ¿Cuáles son los procesos esenciales que requieren atención para asegurar que los productos cumplan con los requerimientos del mercado?

3. Describir las actividades de cada proceso. Identificados los procesos críticos, hay que describir las actividades para tener un ejemplar desempeño y cumplir con las expectativas de los clientes, satisfaciendo sus necesidades.

4. Asignar a los organigramas los puestos justos. Definidas las actividades, se diseñan, crean o modifican las descripciones de las posiciones que se desempeñarán; cada responsabilidad deberá de ir en el sentido de responder. ¿Qué hacer? Y ¿para qué lo debe de hacer? Cuidando que estos queden balanceados, así como justos según las necesidades de la compañía.

5. Identificar los procedimientos calve para desempeñar cada proceso. Estos son los que hacen la dinámica del negocio, se tienen que describir de manera secuencial y jerárquica, responden ¿cómo, se van hacer las cosas? Básicamente son las “recetas” para asegurar que todo salga bien y con los estándares de calidad requeridos. 

6. Asignar indicadores de desempeño. Cada puesto tendrá asignado un kit de indicadores que midan su desempeño para justificar su aprobación, presencia y compensación.

7. Controlar el proceso. Siempre se deberá tener un control detallado de lo que pasa en las acciones de toda descripción de puestos y sus procedimientos, enfocándose a la satisfacción del cliente sin perder el foco del negocio; son “las agujas del tablero”.

8. Acciones de mejora. Nunca conformarse con los resultados, hay que aspirar a más con una actitud de mejora, desplegándolo en todas las etapas de la empresa. ¡No existe otra manera de ser mejores” o son todos o ninguno.

9. Readaptarse o reconfigurarse. Los mercados son muy exigentes, hoy en día no toleran el “confort”, sino que exigen movimiento que les ofrezca mejores productos y/o servicios a menores costos y con mayor calidad.

Habrá que aprender nuevos procesos que respondan a las nuevas tendencias y desaprender lo que ya  estorba y huele a obsoleto.